立即導入遠距辦公方案對於企業運營的優勢

在去年疫情爆發初期，已經有許多企業超前佈署，開始從組織編制、硬體設備採購到遠距辦公方案導入，準備好長期抗戰及數位轉型。不幸的，台灣疫情又再度升溫，讓企業主重新正視「遠距辦公」對於企業運營的重要性。

聰明的經理人知道怎麼「化危機為轉機」，投資「遠距辦公」如同買保險，以長期的投資避免突發事件的發生造成的憾事。但有別於買保險的是，花錢導入「遠距辦公」並非沒有用到就虧，而是為公司在數位轉型的長期佈局，踏出天時、地利、人和的一步。

疫情當下應該先樽節開銷還是投資數位化？現在評估會不會太晚？根據我們團隊這段時間協助客戶數位轉型、落實遠距辦公的經驗，可以簡單歸納出四點洞察：

一、降低導入服務對員工作業的影響

疫情再次爆發，造成企業許多工作項目再次停擺。因服務中斷造成企業營運能量降低，卻是導入遠距辦公解決方案最好的時間點。在企業正常運行時，公司從管理階層需要面對眾至基層員工須面對眾多客戶端的需求、內部的會議以及繁複的行政流程，在導入服務的過程當中必定會遭受影響，並且有使用的陣痛期，習慣公司新導入的服務。而在遭受疫情影響的當下導入服務，不僅降低導入服務對於員工作業帶來的作業影響，且因使用的必須性，而降低員工對於新服務的排斥性，有效提升企業內部對於導入服務的整合。

二、無法預期下一波的天然災害帶來的損失

近日因為突發的天然災害(如疫情、電力供給不足)對於企業生產力造成巨大的影響。在無法預期天然災害的發生的情況下，企業應盡早制定完善的營運持續計畫(BCP)，例如：讓人員能在不同環境使用不同工具繼續工作，讓一家公司不會因為突發事件的產生進而中斷服務或是倒閉，將衝擊降到最低，讓企業能夠永續運作，降低隱性成本支出。

三、提升員工生產力

除了解決眼前急迫的問題外，遠距辦公的深層意義是提升企業數位化程度，進而提升企業生產力，如：人資部門(HR)面試新人、商務開發部門(BD)拓展合作夥伴、行銷部門(Marketing)舉辦線上活動觸及潛在客戶。許多導入遠距辦公方案的企業，在疫情期間不僅沒有停下腳步，更是在各個部門透過數位升級帶來的優勢趁勝追擊，為公司在各個層面帶來正面的影響。

四、加速商業佈署

企業透過導入遠距辦公方案提升數位競爭力的同時，更是在提升自身的競爭門檻，未來在面對具規模、跨國的商機，才有足夠的武器和其他競爭對手對抗。許多企業在導入遠距辦公方案的同時，同步檢視企業整體資訊環境(IT Environment)，並以階段式的佈署數位轉型、雲端服務和資訊安全相關解決方案。透過建立完善的資訊環境強化企業數位競爭力，加速商業版圖拓展。

「你終究要數位轉型，為什麼不現在就做？」

數位轉型可以說是企業經理人常常掛在嘴邊的議題，也是許多企業長久以來面臨的難題。沒有人可以預料疫情對於企業造成的傷害會有多大，但疫情帶來的潛在商機卻是可以預測的。「技術革新」是產業升級的主要推手，而疫情的出現讓許多產業被迫升級過去老舊的資訊環境及運行方式，是否會進而推動各產業升級的速度，相信第一線接觸市場的企業會得到市場最直接的反饋。如此一來就不僅僅是買保險那麼簡單，可能會是一場誰沒進場誰就被淘汰的投資大作戰。

導入「遠距辦公」前怎麼評估

「不是不願意，是因為根本沒辦法」

這是許多台灣企業在面臨遠距辦公議題的心聲，其中原因不排除為「勞資雙方無法互信」、「資訊透明化為落實」和「工作場域的限制」。而將上述幾個原因拆解後，可以發現其實不是問題無解，而是企業的確無法透過一己之力解決問題，所以企業內部在出現討論聲浪的同時，常常因為沒有經驗或心力從公司運營到服務導入全盤的規劃，而總是以草草結束的方式，錯過了導入服務的黃金時間。因此自由系統透過眾多導入服務的經驗，與大家分享如何在導入前進行全面的評估，並且透過外部專業團隊的協助，減少服務導入出現的潛在成本。

一、工作場域限制

許多傳產企業因為部分部門、人員工作場域限制，而直接否決遠距辦公此選項。確實有許多工作項目是無法透過在家辦公完成，今日想討論的族群也並非該族群。但其實遠距辦公、分流的精隨，就是減少不必要的接觸，所以企業應該針對有辦法遠距辦公的部分及人員進行相關的配套措施，無法進行遠距辦公的人員，進行分流等等措施，保障公司在面臨災情時，不會面臨整體營運停擺的風險。

二、評估公司資訊環境現況

在了解企業內部遠距辦公的限制後，了解公司資訊環境的現況，盤點公司針對遠距辦公現有的資源，評估開始實施遠距辦公前，還需要針對那些資訊環節進行補強：

1.員工硬體設備

遠距辦公的前提是提供員工有足夠的硬體設備，可以在遠端完成在公司的工作項目。而此時企業經營者容易出現「短期成本思維大於長期績效考量」的盲點，但在租借服務非常盛行的狀況下，企業經營者應該將戰場轉移成，有多少比例的員工在疫情結束後還是有硬體設備上的需求，進行購買及租借的權衡。畢竟未來有越來越多的辦公情境，需要提供員工更便利的硬體設備，透過一次性的汰換，更是為疫情後商機復甦作超前佈署。

2.團隊溝通、協作功能

遠端會議和協作也是企業在遠距辦公時會面臨的痛點。因為距離的限制，擁有友善的溝通工具變得更為重要。市面上有許多工具都擁有溝通的功能，但能否在溝通外在雲端中提供員工一個共同的協作空間，兩者之間又是能相互串聯，將會大大影響員工作遠端辦公的體驗以及工作效率。

3.資料儲存方式

在遠距辦公情境中，公司傳遞及存取資料的方式，會大大影響員工工作的效率。透過資料存取的規範和帳號授權管理的方式，針對不同的儲存空間進行限制，將會大大提升員工在遠端辦公資料存取的便利性及安全性。

4.資訊安全

在具備基礎的資訊環境後，遠端辦公最令企業經營者卻步的就是資訊安全的問題。許多傳統產業透用護城河的方式，進行資訊安全的防護。但在面臨遠距辦公的情境，勢必需要透過新的資安解決方案，優化內部IT環境的保護。甚至是重新對於內部人員進行資訊安全相關的規範及教育，才能在提升工作效率的同時也兼具安全性的保護。

三、 評估供應商的綜合能力

企業導入遠距辦公方案，其實是非常浩大的一番工夫。就算是由決策者直接決議，推行起來其實也有許多眉眉角角需要注意。如何從導入前挑選到最適合的解決方案、用最有效率的方式導入服務到後期使用後的問題排除，是門非常深得學問。企業在選商的過程中，務必評估以下幾個項目，避免賠了夫人又折兵：

1.解決方案的全面性

遠距辦公並非只是需要購買硬體或是導入會議功能就能解決，其中牽涉到資訊環境中非常廣泛的功能。若供應商只具備其中幾項的服務能力，那對於企業會帶來許多問題，例如：跨廠商的協調、功能串接的責任範疇。這些非常細節的項目，在未來導入的過程中若是出現問題，極有可能使整個專案停滯不前。

2.導入服務的能力

許多供應商在「銷售」解決方案的能力可以讓企業非常信服，但購買後如何協助企業導入方案和協助輔導使用者了解相關功能的使用，讓解決方案正式與使用者對接，真正將解決方案帶來的價值發揮，更是企業者在選商過程中需要評估的要點。

3.維運服務的能力

在完成服務導入後，使用者在使用的過程中能然會遇到問題。若不能即時的排除問題，導入服務帶來的效益將會大打折扣。許多供應商通常是以銷售最為主要目標，除非使用者願意持續添購額外服務，否則將很難得到供應商的協助。

供應商的綜合能力將會直接的影響到企業導入服務的成效，若供應商同時包含上述三者的能力，可以在企業導入重大服務和日常問題排除每一個重要時刻都予以協助，企業可以將解決方案帶來的效益最大化，持續提升導入服務的投資報酬率。

導入遠距辦公常見問題

自由系統在過去眾多的服務經驗中，整理許多企業在面臨遠距辦公時提出的共同問題，幫助正在評估導入遠距辦公方案的企業，可以加深對於遠距辦公議題的認知：

Q：員工使用桌上型電腦辦公，沒有配置筆電，怎麼把工作帶回家做？家裡電腦又沒有辦公系統。
A：透過WVD虛擬桌面可以讓員工在家裡電腦登入，連線至虛擬機上事先建立好的工作環境，即可在家用桌機或個人筆電安全連線內網。還是建議企業優先配置筆電給需要WFH的工作夥伴，工具有了生產效率自然好，也能保障裝置端點安全。

Q：讓員工在家連進內網安全嗎？萬一未納管的WiFi、電腦裝置讓內網出現資安漏洞呢？
A：透過VPN技術遠端連線可以加密傳輸，讓員工在公司以外也能安心存取系統、資料。

Q：VPN連線的運作方式和SOP是什麼？License怎麼購買、買後怎麼做？
A：VPN架構說明如圖，我們可以幫助客戶購買授權並提供技術服務，具體授權方案歡迎聯繫我們聊聊

Q：一堆文件檔案都存在地端/電腦，和同事一起編輯要傳來傳去很麻煩
A：常用核心資料建議在雲端備份，並設置存取權限，不僅確保安全性無虞，更能和團隊即時共編、異地存取。

此外Microsoft 365中的「SharePoint - 公司內部網站」和「OneDrive - 公司內部雲端」都是很好用的雲端平台，可以讓不同部門的夥伴分類共編共享檔案，讓協作更簡單。

👉延伸閱讀：備份具體怎麼做？雲端備份關鍵概念

Q：通訊軟體、視訊會議軟體、文件協作、雲端服務、專案管理、團隊行事曆安排，這些工具分散各處，不在IT列管範圍內，出事求援無門
A：透過Microsoft Teams雲端協作平台可以將以上工具一站整合，是數位轉型的最佳工具！此外 Microsoft 365 環境可適用於各種裝置包括PC、平板、NB、手機，搭配intune或二階段驗證可以加強身分驗證與登入安全。

若企業已有訂閱 Microsoft 365，但不了解授權內容、Teams功能，也可以聯繫自由系統，我們提供Microsoft 教育訓練服務及微軟合作授權規劃等支援服務。

Q：上下班打卡怎麼辦？文件怎麼跑簽呈？

A：Microsoft Teams裡有一個班次/Shift的功能，可以讓員工行動打卡；或是像自由系統將打卡、請假、文件簽呈整合在Omni BPM服務中，平時便讓員工習慣數位化流程，也別忘了制訂SOP和績效共同遵守

以上是團隊蒐集近期最常被客戶問到的問題與解決方案，如果你想了解更多，可以透過以下資源尋求協助，也祝福台灣早日康復。