團隊協作的需求和挑戰

仔細回想工作上曾發生的窘境，可能是與廠商交換檔案後發現格式全部亂掉，或是內部檔案傳來傳去已不清楚哪一個才是最新的版本，甚至是溝通的訊息太多找不到想要的關鍵資訊。這些狀況可能都曾在我們的日常工作中出現過，簡單整理後，會發現企業團隊合作中遇到的挑戰不外乎以下幾點：

1. 溝通管道複雜：使用不同的通訊工具(Email、Line、微信)，資訊無單一平台彙整
2. 遠距溝通不佳：在家工作或外勤人員無法即時遠端存取公司資料
3. 檔案管理零散：使用多種資料存放工具(資料公槽、USB、外接硬碟)，檔案難以管理
4. 檔案版本未統一：文書作業軟體版本不一致導致排版和格式錯亂，需要花費更多作業時間

當一間公司逐漸成長，人數增加和業務量增加情況下，溝通障礙也會隨之增加，尤其團隊形式的合作已是常態，除了個人專業和時間的投入，一個能協助團隊合作的工具和工作環境更是重要，優秀的溝通和協作工具將有助於公司達成共同目標。

那我們該如何選擇適合的協作工具？有四個考量點供參考：

1. 溝通便利順暢：工具介面易於操作且能夠在同一個介面解決所有工作需求
2. 跨地域即時性：在家也能輕鬆存取資料，沒有工作場域的限制
3. 工作專案管理：輕鬆安排會議管理專案進度，讓資訊透明易於管理
4. 安全風險控管：一站式整合協作平台避免跨平台會有資料外洩或遺失的風險

Microsoft 365 vs Google workspace

目前市面上有許多為企業設計的協作工具，列於全球前十大公司的兩家巨頭微軟和Google都積極推動生產力軟體和服務方案，微軟推出Microsoft 365 (舊名Office 365)及Google推出Google Workspace，都以成為用戶一站式生產工具首選為目標，讓我們先來對照比較Microsoft 365和Google Workspace的功能：

Microsoft 365中的Teams能夠在一站式整合平台介面下，用戶能夠輕鬆安排會議、管理專案資訊、檔案共同編輯……等，有效解決企業溝通便利性、跨地域即時性、工作專案管理和安全性控管考量。

光是Teams就涵蓋Google Workspace的主要功能，訂閱Microsoft 365除了能使用Teams協作平台，還能使用企業郵件Exchange Online和影音平台Stream，與Google Workspace相較下，Microsoft 365的CP值更高。

公司如何選擇合適的協作工具?

兩個工具的授權方案都有人數的限制，以中小企業為出發，適用300人以下的Microsoft 365及Google Workspace的商務授權方案，以商務授權基本版為例，我們可以從以下角度評估合適的協作工具：

我們可以依照公司需求思考哪一個協作工具更為合適：

公司習慣使用的文件編輯工具

若公司習慣使用或溝通客戶皆以微軟文書工具為主，我們會建議Microsoft 365較為合適，原因如下：

• 訂閱Microsoft 365會隨時更新Office版本，使用上不會有版本過期造成安全性上的威脅或是格式錯亂的問題
• 我們也可以依照客戶的版本設定儲存的版本；Google workspace雖然可以開啟微軟文件，但我們無從保證格式一致。

公司對於文件儲存和郵件儲存空間的需求

Microsoft 365商務基本版的郵件和雲端硬碟空間分別為50GB/每人和1TB/每人，皆優於相同等級的Google workspace，且已能滿足一般辦公需求。

會議通訊人數限制

Teams一站式整合協作平台亦有視訊會議優勢，會議上限人數為300使用者，而Google workspace同等級參與人數僅100使用者，且不能使用會議錄影功能，對於臨時無法與會的同事來說較不方便。

設備工作環境

Microsoft 365的Office除了網頁版，若購買商務標準版還會有桌面板，操作介面相同學習門檻低，對於尚未準備好全部雲端化的公司而言，是很好的過渡期轉換；而Google workspace皆以網頁版方式呈現，若要離線操作都需要事先設定，若在沒有網路狀況下無法因應臨時的使用。

此外，若大多數電腦以Windows作業系統為主，同為微軟產品的Microsoft 365導入也不會有相容性的問題。

不同公司適合使用的協作工具

我們可以將會使用Microsoft 365或Google workspace的公司樣貌描述如下：

Microsoft 365

1. 希望利用新工具提升工作效率但不希望花太多時間克服學習障礙
2. 希望在一個工作介面就可以完成多項工作處理
3. 接觸的客戶或廠商皆以使用Microsoft 365為主

Google workspace

1. 希望能在郵件介面同時處理多項工作
2. 公司創立初期即使用Google相關工具，習慣其使用介面

參考以上的建議和分享，可以依照不同的需求選擇適合團隊的協作工具，協作工具的核心價值是為公司建立一套行為規則，讓每位工作者能夠在高效率環境下工作。

尤其從2020年開始，全球受到疫情影響，在家工作已成為常態，許多企業更被迫加快數位化轉型的速度：

「我們在短短兩個月內就見證了兩年的數位轉型價值。」（--微軟執行長 Satya Nadella）

可以預見在未來，不論公司的規模大小，擁有適合的協作工具將不再是創新，而是提升業務和公司進步的必要工具，對各個公司而言，選擇合適的協作工具已勢在必行。