如何應用資訊技術調整既有生產模式，優化工作效率以提高營收，已成了企業主的共同課題。企業在進行成本效益分析的同時，除了實際的軟硬體設備外，時常漏掉內部溝通和協作所造成的「隱形成本」，而這恰巧也是企業啟動數位轉型一個直接有效的切入點。

企業內不管是哪一個部門，難免都會需要跨部門溝通，以確保事情可以順利進行並達成目標。隨著網際網路的發達和社交軟體應用普及，不少企業溝通會使用常見的社交軟體，如 LINE, SKYPE, Messenger, WeChat 等等。其中，台灣又以 LINE 和 SKYPE 佔大多數。

這些社交軟體著實解決企業內部溝通不少問題，但許多主管與企業主使用一段時間後反應了以下常見的五大問題：

1. 機密資料外洩風險 : 資料隨著員工的離職也被一併帶走

因為使用的軟體沒有特別被公司所納管，資料安全如同敞開的一扇大門，員工可以輕易將公司資料帶離公司。更甚，有心人士可以直接轉給第三方或是競爭對手，對公司來說無疑是承擔了巨大的資安風險，不少企業因此損失上百萬。

相較於 LINE, Messenger, WeChat，SKYPE 相對有企業版可由公司管控。然而 2019 年 7 月，微軟已終止 SKYPE for Business 的服務，只保留 O365 裡涵蓋的 SKYPE 服務還可以繼續使用（微軟有逐漸汰換掉 SKYPE 的趨勢）。

2. 公私混雜，費時找資料 : 公事、私事無法有效區隔個別溝通

和員工交談時難免公事穿雜私事，或是要回公事時，看到私人訊息忍不住回應，無法有效專注在公司項目。如果今天是需要跨部門的溝通，偶爾也會發生誤傳的狀況。那資料可以如何有效紀錄並做權限控管，阻隔不相關人士或特定人士? 如何即時追蹤資料並確認? 

3. 資料流失與存取方便性 : 找檔案需花費一定時間且檔案有時效性

若使用紙本方式記錄，除了資料不易備分，一開始若沒做好建檔動作，會需要花很多時間搜尋所需資料。即便今天使用社交軟體，同樣需要耗時找對話紀錄中的檔案，且檔案若未妥善存檔，一旦超過時效，還須承擔資料遺失和重做的時間成本，無形之中浪費了許多時間

4. 主管或業務等會跑外點的人士，存取公司資料不易，需經過一定程序，該如何有效控管?
   
   

5. 可以如何有效共享資料給內外部人士，但同時做到權限的控管?
   
   

對應的這些問題不必過於擔心，微軟提供的 O365 服務剛好可以解決企業內部溝通問題並提升跨部門協作效率。

其功能如 Teams 專門對企業設計的溝通平台、SharePoint 雲端儲存空間、Office 線上線下版本、OneDrive 個人資料存放夾、Exchange Online 郵件服務與 Outlook 郵箱等最有魅力的，在於這些工具已完整整合，企業主可以統一控管。舉例來說：

Teams 溝通平台除了可以將客製化的群組討論資訊與私人訊息區隔開，上傳的資料可以快速在檔案夾中找到。若使用 SharePoint 也可以輕鬆查詢檔案。另外， Outlook 行事曆內容也會一併整合進 Teams 的會議行事曆，透夠 Teams 即可查看行事曆並與客戶線上開會，共享畫面並及時編輯 Office 文件。

大部分常用的辦公工具可以「一站式」解決，無須開啟多個頁面作業。不僅方便溝通與協作，使用者更能專心於核心業務。

如果有跑外點的同仁與高階主管，O365 的服務可以同步在電腦、平板、手機等，檔案也可做有效的權限控管，除針對人員做存取限制，也能限制其編輯、僅能檢視、禁止列印、複製等權利。若外出時裝置不幸意外遭竊遺失，也不必擔心資料遺失，換一台新裝置，登入帳號密碼，資料馬上可以照常使用，確保作業效率不受影響。

透過數位工具，公司想要在數位轉型中提高自身生產力不一定要投入鉅額成本，選對工具，也能輕鬆轉型。