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資訊管理是「人」的問題還是「技術」的問題 

難道員工都不夠努力嗎？

不是員工不努力，是被可避免的瑣事偷時間

公司之所以能運行，是靠著公司內各種團體的相互合作來共同產出，而團隊合作此工作模式，本該是利用每個人的專業能力與意見討論的激盪來增加效率及效能，但員工卻常被繁瑣的雜事給箝制住，更因在合作中常遇到的四個挑戰而浪費許多時間，甚至造成企業損失。

挑戰一、檔案管理混亂 

企業若沒有統一管理的資料彙整平台，檔案將散落在各處，如：員工個人的 Google 雲端、電腦本機、自有硬碟等，造成公私檔案混雜，在尋找檔案時就會花費許多時間，更可能在臨時的重要時機找不到檔案，而失去客戶商機；在文件格式方面，因各電腦間的文書軟體版本新舊程度不一定相同，同個檔案在各電腦上會顯示出不同的排版，造成文書處理的困難；而在資訊安全方面，檔案若未善加管理，離職員工便可以輕易將公司機敏資料帶走，成為企業資安的重大破口。

挑戰二、溝通管道複雜

企業通常使用多管道進行團隊溝通，除了 Email 外，也會使用如：Line、微信等為個人溝通而設計的通訊軟體，看似方便，長期下來則會發現公私訊息混雜、重要資訊被淹沒、檔案已過存取期限而無法打開等問題。另外，若與客戶開設群組溝通合作事宜，除了有失專業形象外，也可能因群組名稱太過相似而發生傳送訊息上的失誤，輕則鬧笑話，重則影響公司聲譽。

挑戰三、專案管理繁雜

各級主管在追蹤下屬的產出進度時，通常會使用 Excel 製作一個專案追蹤表來進行歸納整理，再逐一詢問各員工的專案進度，相當耗時。但凡專案一多、負責專案的員工變動，或太過忙碌而忘記更新，都會增加出錯機率，使主管無法正確掌控專案進度，更影響後續的安排規劃。

挑戰四、協作處理困難

企業本來就常遇到需要出外勤或出差的情形，而近年因 COVID-19 疫情而興起的在家工作、分流進公司等措施使混合辦公模式成為日常，此時若兩地的員工要合作修改同份檔案，在公司外的員工必須透過 VPN 連線到公司主機存取檔案，或是請在公司內的員工從公槽中存取檔案後再寄 Email，修改步驟繁複，更可能造成檔案版本混亂。

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團體合作的利益面要如何撥雲見日

此時，企業該如何面對以上挑戰就成了新課題，要讓員工間的團體合作不再受繁雜事務桎梏，並完全發揮出其效能，導入雲端協作平台為解決良方，以下用實際案例說明：

某製造業客戶的產品線複雜，因數位化浪潮而開始規劃建立一個資訊整合平台，在自由系統協助之前，該客戶以 Gmail 作為電子郵件系統，並採用 Line 作為員工間的通訊工具，使資料散落在不同平台上，導致在日常工作方面，如尋找資料、交接工作時花費許多時間；而在概念發想等創意產出面，此未整合的資訊環境也弱化了員工共同創新的能量，此外，多平台的使用更造成了不小的資安疑慮。

自由系統評估客戶的環境與需求後，協助客戶導入 Microsoft 365，不僅兼具電子郵件與即時通訊軟體的功能，更能輕鬆接軌該客戶環境內原有的 Office 軟體，如 Microsoft 365 中的 Sharepoint ，可以建立以小組和專案為主的網站，並進行完善的專案管理。以教育訓練為例，若要對外點人員進行訓練，只要將相關資料放在 SharePoint 上，外點人員就能直接瀏覽學習，不用再約時間到總公司上課，除了讓員工學習方便外，也能減少企業資源投入。

另外，Microsoft 365 中的 Teams 則是智慧化即時通訊軟體，能建立以專案為小組的團隊，讓分散在各地的員工在線上即時進行會議，並直接在雲端共同編輯文件，大幅節省溝通時間與成本。對此改變，客戶表示：「過去台灣總部人員為管理海外據點，一年得出差好幾次，後來開始運用 Teams 之後，總部人員每年只要出差一次，就可完善海外據點的管理，節省不少人力資源與差旅成本。」

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自由系統協助多家為資訊整合不佳所困的企業，透過豐富的 IT 經驗評估企業的資訊環境，並根據企業需求，幫助企業尋找適合的雲端協作工具，更協助導入以及後續維運，使公司資訊透明流通、組織溝通順暢、增加營運效率，提高生產力與競爭力。

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