經理人觀點：遠距辦公 |做老闆的不要太小氣
俞伯翰 / 自由系統總經理
芸芸眾生看到的是危險，聰明的經理人看到的卻是「機會」。市場不會消失，只會重新分配，我們得先準備好才接的到。今年新冠肺炎肆虐全球，累計疫情已超過千萬例，因此在家辦公 (遠距工作) 的議題受到前所未見的討論。
其實遠端工作/在家工作這個自由系統至少執行了三年以上，也累積了不少經驗。趁這個機會蹭個熱度分享一下：
一開始是我們有員工需要在醫院照顧老婆三個月，或是要在老家陪母親最後一程，後來在內部這個制度逐漸發展成熟，
最終我們的定名叫 Work@Home：在家工作。
以我的角度來說，遠端工作對員工有蠻多好處，包括：
- 兼顧工作與家庭
- 彈性安排自己的時間
- 用高級設備很帥
- 可以跟親友顯示自己所待的公司很先進、省時
對公司好處有：
- 員工產值提高
- 員工滿意度提高
- 避免員工因家庭因素而離開
- 成本降低 (像減少辦公室空間、員工實際投入更加專注或努力等等)
遠端工作要能運作成功，還是有些先決條件。說難不難說簡單也不簡單。以我是小公司老闆來說，
最大的關鍵還是在老闆自身想法。以下是我認為的三個先決條件:
- 資訊基礎架構
- 團隊的心態與成熟度
- 管理機制
資訊基礎架構-使用者設備
"工欲善其事，必先利其器"
公司員工的標準配置：商務級筆電 + Docking + 24吋螢幕。
工程部門配置Dell商用型Latitude筆電
業務部門與管理部門配置是Microsoft的Surface 系列。
這些 機種在螢幕、喇叭、麥克風、攝影機與耐用品質都是水準以上，乍看好像花比較多錢，但其實更划算。而且公司花得起表示這家公司有前途，給員工一堆便宜貨爛機器，要他能夠多投入工作我才不相信，光面對那些小狀況就是一堆隱性成本了，連拿出去都覺得丟臉。副標就說了:老闆不能太小氣(小聲講)。我們公司平均每人的隨身設備預算大約是四萬到五萬之間。
配置筆電另個好處是可在辦公室內移動，我們公司裡有開放工作空間、三間可以容納6–10人的會議室、三間個人會議室外加按摩間。同事們可以自由地帶著裝備移動不同位置去討論事情、沉思、開會。也會有人說要去樓下Starbucks躲兩個小時之類的，反正筆電帶著就可以工作了。
資訊基礎架構-通訊機制
"團隊協作軟體和平台是必要的，善用工具可以讓員工不受地域和時空限制，實現遠端辦公"
通訊首要解決是傳統電話。各通訊軟體再怎麼發達，傳統電話往來是少不了。我們電話是走純SIP架構，人在公司時候可用實體話機。不再公司時當客戶打到公司轉分機，員工可在外面用手機或筆電接聽電話。有個經驗是廠商打到公司給我，講了半天他才知道我人正在南京。員工也可以用來撥出電話給客戶或廠商，也不用讓員工自己墊電話費。
各種通訊軟體、協作平台這是必備的，除了常見到的Line、FB Message、微信之外，我們主要用的是Microsoft Teams。Microsoft Teams可幫助員工與團隊進行即時通訊，從文字傳輸到多人視訊會議、螢幕畫面分享，甚至在與廠商、客戶進行會議時，即使對方沒有M365也能以訪客的模式進入會議。
另外關於前述的通訊軟體畢竟是私人使用，還是有資訊安全的考量，我們用Teams可以大幅減少這樣的疑慮。Teams擁有雲端檔案存取功能，雲端的存取空間也有Microsoft的資安防護系統保障，基本上這些檔案一定比放在公司公槽中還要更安全。
小結 - 趁亂的時候，反而就是調整公司體質的大好時間
疫情的延燒當然會造成一些不便與損失，公司的穩定度也會受到影響。但是疫情總會過去。趁亂的時候，反而就是調整公司體質的大好時間。先蹲後跳的概念，穩健的策略性投資，才能夠在市場回歸、大起飛的「後疫情時代」，創造競爭優勢，一舉拉大與競爭對手距離。「危機」是「危險」+「機會」兩個詞的結合。芸芸眾生看到的是危險，聰明的經理人看到的卻是「機會」。市場不會消失，只會重新分配，我們得先準備好才接的到。下篇會更著重在於管理面的心得。
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