數位轉型不能只停留在「表面」，升級企業工具和技術只是滿足基礎剛需。要想深入推動數位改革，必須回歸到商務需求，透過工具解決流程繁瑣、人工失誤、開發耗時、溝通障礙等挑戰。

自由系統於12/22及1/13與台灣微軟、研華科技、南軟育成中心等單位舉辦【Microsoft Power Platform 基礎實務上手營】，分享企業如何透過低代碼(Low-code)工具，降低開發系統應用的時間、金錢成本，讓非技術人員也能輕鬆實現流程自動化，解決商務問題。

為何要舉辦這場Workshop

自由系統輔助許多企業導入雲端協作平台 — Microsoft 365，提升團隊的溝通效率與生產力。而Power Platform是專為優化商務流程而建立的雲平台，在Microsoft 365之上，企業與使用者可以透過AI加速商業分析、開發商業應用程式、整合第三方SaaS與系統資料、實現流程自動化等願景。如果說，Microsoft 365讓個人和團隊的突破傳統生產力限制，Power Platform便能串連組織中所有個人與團隊的資料孤島，建置資料驅動商務解決方案，讓行動辦公室更無所不能。

對許多已經擁有Microsoft 365商務授權的企業來說，若不啟用其中內含的基礎Power Platform功能豈不可惜？對技術開發者來說，如果能透過工具讓使者自給自足，或是用來建立Prototype，也能省下許多麻煩或經費。

符合以下特徵者，應該立即反思數位轉型政策：

1. 企業內有大量流程仰賴人工派送、整理，缺乏整合與自動化

2. 開發應用或流程耗費時間和金錢，難以彈性因應商務需求

3. 技術方不懂業務流程，需求方不懂系統邏輯，埋下系統邏輯不自洽、bug等隱患

商務流程情境展演：以差勤系統為例

一、建立雲原生(cloud-native)資料庫 — SharePoint List

Power Platform內建的資料連接器(Data Connector)可整合超過400種資料來源，透過Dataverse輕易管理雲端與內部部署資料，尤其是與微軟體系的Office 365、Azure與Dynamics 365無縫接合。

本次與學員展示如何在企業內部小組網站-SharePoint中建立「清單-List」，List除了介面友善，還附有多種資料屬性，可以建立複選/多選、日期/時間、附加文件/圖片等欄位格式。由於SharePoint本身便是一個小組網站，List已可做為簡易的簽核表單、專案管理工具等使用。

Tips: 為何不使用Excel當作資料庫就好?
1. 雲端流程在多工環境下可能出現鎖死狀況
2. Excel不支援函數呼叫(Delegation)
3. Excel寫到Power Apps有預設資料上限
4. 資料庫效率問題，Excel公式和檔案容量會影響效果
5. 比起將Excel放到企業雲端並共享權限，雲原生的資料庫管控更簡單安全

二、展開自動化流程 — Power Automate

開發過程中最惱人的無非是技術端與需求端的來回溝通，如果不需要刻出龐大系統 — 例如行銷人員需要自動發送活動入場券給報名者，或是需要主管核准請假單 — 何不讓需求端設計自己的流程Playbook？

我們假設企業通用的差勤系統需要經過員工提交申請、主管簽核、員工收到審核通知、將所有紀錄存為資料表這四大步驟，來設計自動化流程：

1. 當收到表單申請時，SharePoint List中會建立新項目

2. 自動發送簽核請求Email給主管

3. 加入判斷條件：主管審核結果為是或否

4. 結果為是>>把主管意見寫回SharePoint List，並發送信件給申請者，通知審核通過

5. 結果為否>>把主管意見寫回SharePoint List，發送信件給申請者，通知審核未過

其中，我們可以看到用Power Automate建立流程的幾個特色。首先，企業常用情境都有現成的範本可以套用，所以零基礎、不同職位的人也能很快上手，例如：當提交表單後自動寄核准Email並張貼Teams訊息、分析社群貼文並匯集到Power BI資料集。第二，流程站點都被模組化，只需要熟悉邏輯，完全不用編碼，例如：動態內容可以自動帶入申請人Email。第三，以本次採用雲端流程來說，流程寫好後可以立即驗證、快速除錯，原生於組織環境故可直接套用組織AD與Office 365設定。

三、設計使用者介面 — Power Apps

建立流程後，其實已經可以透過清單(List)，或是另建表單(Forms)串接自動化流程，不過大部分的企業會再設計一個使用者友善的表單介面，供員工在手機上填寫，或是API串接到SaaS上。

Power Apps提供無開發背景者一個容易入手的操作介面，就像Power Point一樣，大多數的元件可以插入、拖曳、調整設計屬性，而過往需要透過編程寫出來的命令式或條件式，都像Excel一樣輸入參數公式即可完成。此外，Power Apps可以很輕鬆連接資料庫，依據剛才在SharePoint List上建立的資料屬性，自動建立表單欄位。

當然，為了更符合企業情境，以及設立防呆機制，我們在Workshop中示範了以下功能，透過熟悉更多功能，可以把這套工具更靈活運用：

1. 自動寫入組織Office 365中的申請人身分及Email，不用逐次輸入
2. 申請人的介面不能填寫主管欄位，主管的介面才可填寫核准，並只顯示「等待核准」項目
3. 在記錄列表中，僅可見自己的申請紀錄，且將「未通過」標紅字
4. 每次提交表單顯示成功提交通知，並重置表單

Power Apps 課堂筆記

本次Workshop所用到的 Power Apps 公式如下：

User() 使用者資訊
Navigate(Screen) 頁面導航
Back() 回上一頁
SubmitForm(Form1); ResetForm() 送出表單；重置表單
Notify(“資料新增成功”)
Gallery1.Selected;
ThisItem.
Set(x,”y”)

學習資源

Power Apps 公式參考